आसान भाषा में proforma invoice kya hota hai?

Proforma invoice दाम बताने वाला शुरुआती दस्तावेज़ है, जो seller बिक्री पक्की होने से पहले buyer को भेजता है। इसमें product details, quantity, दाम और अनुमानित GST रहते हैं, पर यह कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है। यह tax दस्तावेज़ नहीं है: न GST filing में चलता है, न input tax credit के दावे में।

क्या proforma invoice और quotation एक ही चीज़ हैं?

नहीं। Quotation दाम बताने वाला आम दस्तावेज़ है, जिसमें tax का ब्यौरा, delivery की शर्तें या validity हो भी सकती है और नहीं भी। Proforma invoice ज़्यादा औपचारिक है, बिल्कुल invoice format में, पूरी product details, HSN codes और GST की गणना के साथ। चलन यह है कि quotation पहले जाता है, proforma सौदा पक्का होने के करीब।

क्या मैं proforma invoice पर GST input tax credit ले सकता हूँ?

नहीं। GST कानून के तहत proforma invoice कोई tax दस्तावेज़ नहीं है, इसलिए इस पर input tax credit नहीं मिलता। ITC के दावे के लिए सिर्फ़ Section 31 के तहत जारी सही tax invoice मान्य है। Supplier का proforma ITC के लिए दर्ज मत कीजिए, वरना दावा बढ़ा-चढ़ा हो जाता है और GSTR-2B reconciliation में mismatch बनता है।

क्या proforma invoice को GSTR-1 में रिपोर्ट करना पड़ता है?

नहीं। Proforma invoice न GSTR-1 में रिपोर्ट होते हैं, न किसी और GST return में; सिर्फ़ tax invoice, credit note और debit note रिपोर्ट होते हैं। Proforma से कोई tax liability नहीं बनती, क्योंकि यह supply से पहले जारी होता है। Proforma के tax invoice में बदलने पर वह invoice आम तरीके से GSTR-1 में रिपोर्ट होता है।

myBillPlease में proforma invoice को tax invoice में कैसे बदलें?

वह proforma invoice खोलिए और ऊपर दिए Convert to Invoice बटन पर क्लिक कीजिए। सारी details अपने आप नए tax invoice में चली जाती हैं, और उसे आपकी tax invoice series का अगला sequence number मिलता है। Proforma पर converted का निशान लग जाता है और वह नए invoice से जुड़ा रहता है।

Proforma invoice और commercial invoice में क्या फ़र्क़ है?

Proforma invoice सौदा पक्का होने से पहले भेजा जाने वाला शुरुआती अनुमान है, जबकि commercial invoice माल भेजने या service देने के बाद जारी होने वाला अंतिम और कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ है। भारत के घरेलू व्यापार में commercial invoice ही आपका GST tax invoice है; अंतरराष्ट्रीय व्यापार में यह माल के साथ जाता है।

क्या भारत में proforma invoice का कोई कानूनी format है?

GST में proforma invoice का कोई तय format नहीं है, क्योंकि यह tax दस्तावेज़ नहीं है। अच्छा तरीका यही है कि format tax invoice जैसा रखिए, पर फ़र्क़ साफ़ दिखे: दस्तावेज़ पर बड़ा-बड़ा PROFORMA INVOICE लिखिए, अलग numbering series रखिए (INV-001 की जगह PI-001), दाम की validity period डालिए, और पूरी product details, HSN codes और GST का अनुमान दीजिए।

Invoicing & Formats

Proforma Invoice Kya Hota Hai? Format, इस्तेमाल और बनाने का तरीका 2026

Proforma invoice kya hota hai: बिक्री पक्की होने से पहले भेजा जाने वाला अनुमानित बिल। यह tax invoice नहीं है, न GST liability बनती है, न ITC मिलता है।

Amresh Kumar30 सितंबर 2026 · 8 min read · updated 30 सितंबर 2026

लिस्बन की एक अख़बार-पत्रिका की दुकान में काउंटर के पीछे खड़ा एक बुज़ुर्ग दुकानदार, चारों ओर रंग-बिरंगा सामान।

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Key takeaways

Proforma invoice सिर्फ़ एक शुरुआती दाम का दस्तावेज़ है, tax दस्तावेज़ नहीं: न GST liability बनती है, न ITC मिलता है, न GSTR-1 में रिपोर्ट होता है।
इस पर साफ़-साफ़ PROFORMA INVOICE लिखिए, अलग PI series में number दीजिए, और 7, 15 या 30 दिन की validity period लिखिए।
HSN codes और CGST/SGST या IGST का split दिखाइए ताकि customer को सौदा पक्का करने से पहले पूरी लागत पता हो।
मंज़ूरी मिलने पर इसे दोबारा टाइप करने की जगह sequence वाले tax invoice में बदलिए; export में Incoterms, currency और 8 अंकों का HSN भी चाहिए।

Proforma Invoice Kya Hota Hai?

Proforma invoice वह शुरुआती दस्तावेज़ है जो seller असली बिक्री होने से पहले buyer को भेजता है। इसे एक विस्तृत price quote समझिए, जो दिखता तो invoice जैसा है, लेकिन कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं होता और इसे GST filing या input tax credit के दावे में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता। Proforma शब्द का मतलब है सिर्फ़ रूप भर के लिए, यानी यह invoice का format तो अपनाता है, पर इसका काम अलग है।

भारतीय कारोबार में proforma invoice का इस्तेमाल B2B सौदों में खूब होता है। जब customer order देने से पहले दाम पूछता है, तो आप उसे proforma invoice भेजते हैं जिसमें products, quantity, rate, GST की रकम और कुल देय राशि लिखी होती है। Customer राज़ी हो गया तो वही proforma असली tax invoice में बदल जाता है। अगर उसने मोलभाव किया या सौदा रद्द कर दिया, तो कोई tax liability नहीं बनती, क्योंकि GST के तहत proforma कोई tax दस्तावेज़ है ही नहीं।

हमने myBillPlease में proforma invoice को 8 supported document types में से एक रखा है। आप proforma बनाकर उसे customer को ईमेल या WhatsApp से भेज सकते हैं, और मंज़ूरी मिलते ही एक क्लिक में उसे tax invoice में बदल सकते हैं, सारी details अपने आप आ जाती हैं। अभी एक बनाकर देखने के लिए हमारा मुफ़्त proforma invoice generator इस्तेमाल कीजिए।

अगर आप जानना चाहते हैं कि प्रोफार्मा इनवॉइस क्या होता है, तो यह गाइड आपके लिए है। इसमें proforma invoice का मक़सद, tax invoice और quotation से इसका फ़र्क़, भारतीय कारोबारी चलन के हिसाब से सही format, और वे आम हालात शामिल हैं जिनमें आपको इसकी ज़रूरत पड़ती है।

myBillPlease में proforma invoice बनाने की स्क्रीन, जिसमें Valid Until की तारीख़ दिखती है — Proforma invoice पर Valid Until की तारीख़ होती है, क्योंकि यह एक अनुमान है, tax document नहीं.

Proforma Invoice बनाम Tax Invoice बनाम Quotation

दिखने में मिलते-जुलते तीन दस्तावेज़, कानूनी मायने बिल्कुल अलग

	Proforma Invoice	Tax Invoice	Quotation
कानूनी हैसियत	कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं	GST के तहत कानूनी रूप से बाध्यकारी	कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं
GST compliance	GST दस्तावेज़ नहीं	Section 31 CGST Act के तहत अनिवार्य	GST दस्तावेज़ नहीं
ITC का दावा	Customer ITC नहीं ले सकता	Customer ITC ले सकता है	Customer ITC नहीं ले सकता
कब जारी होता है	Order पक्का होने से पहले	माल या services की supply के बाद	शुरुआती दाम की बातचीत के दौरान
GST की रकम शामिल	हाँ, अनुमानित	हाँ, असली और अंतिम	हो भी सकती है, नहीं भी
Invoice number	अलग PI series	Sequence में tax invoice number	अलग quote number
GSTR-1 में रिपोर्ट	नहीं	हाँ, अनिवार्य	नहीं
कितनी details	पूरी product और price details	सभी 16 mandatory fields के साथ पूरी	सिर्फ़ सार भर हो सकती है
किसमें बदलता है	Tax invoice (मंज़ूरी के बाद)	अंतिम, बदलने की ज़रूरत नहीं	Proforma या tax invoice

Proforma Invoice की ज़रूरत कब पड़ती है?

कारोबार के वे आम हालात जिनमें proforma invoice इस्तेमाल होता है

Customer order देने से पहले दाम की पूरी details माँगता है, quotation से ज़्यादा औपचारिक दस्तावेज़ चाहिए होता है
Export के सौदे, जहाँ buyer के देश में import clearance के लिए customs अक्सर proforma invoice माँगते हैं
Advance payment की माँग, जहाँ proforma customer को साफ़ दिखाता है कि पैसा भेजने से पहले वह किस चीज़ का भुगतान कर रहा है
Bank financing, जहाँ buyer के bank को letter of credit या foreign exchange की प्रक्रिया के लिए proforma invoice चाहिए होता है
सरकारी या संस्थागत खरीदार, जहाँ tender की प्रक्रिया में purchase order जारी होने से पहले proforma invoice माँगा जाता है
बड़े B2B order, जहाँ रकम बड़ी है और buyer को सौदा पक्का करने से पहले अंदरूनी मंज़ूरी लेनी होती है
अंतरराष्ट्रीय व्यापार, जहाँ proforma invoice से पहुँचने वाले देश में customs duty और import tax का हिसाब लगाया जाता है
लगातार चलने वाले supply agreement, जहाँ नियमित tax invoice शुरू होने से पहले पहला proforma शर्तें तय कर देता है

Proforma Invoice का Format: इसमें क्या-क्या रखिए

Proforma invoice के लिए GST में कोई तय format नहीं है (क्योंकि यह tax दस्तावेज़ नहीं है), फिर भी एक अच्छे proforma में वे सारी details होनी चाहिए जो आगे चलकर असली tax invoice पर आएँगी। इससे उसे invoice में बदलना आसान रहता है और customer को अंतिम लागत की साफ़ तस्वीर मिल जाती है।

Header: दस्तावेज़ पर साफ़-साफ़ PROFORMA INVOICE लिखिए, सिर्फ़ Invoice या Tax Invoice नहीं। यह फ़र्क़ बहुत ज़रूरी है, क्योंकि इसे tax दस्तावेज़ की तरह इस्तेमाल करना गैरकानूनी है।

Seller की details: आपके business का नाम, पता, GSTIN और संपर्क की जानकारी।

Buyer की details: Customer का नाम, पता, GSTIN (अगर उसके पास है) और संपर्क की जानकारी।

दस्तावेज़ की details: Proforma invoice number (PI-001, PI-002 जैसी अलग series में), जारी करने की तारीख, और validity period (दाम कब तक मान्य हैं, आम तौर पर 7, 15 या 30 दिन)।

Item की details: Product या service का description, HSN/SAC code, quantity, unit price, कोई discount हो तो वह, और GST rate। Tax invoice की ही तरह CGST + SGST या IGST का split दिखाइए, ताकि customer को tax का हिस्सा ठीक-ठीक पता रहे।

कुल जोड़: Subtotal, tax की रकम और grand total। साथ में terms and conditions, payment terms और delivery का समय भी लिखिए।

इन सभी fields के साथ professional proforma बनाने के लिए हमारा मुफ़्त proforma invoice generator इस्तेमाल कीजिए। या शुरुआत के लिए quotation format template से काम चला लीजिए। myBillPlease में आप document type में Proforma Invoice चुनते हैं और सारी fields पहले से सेट मिलती हैं, अलग numbering series के साथ।

Proforma Invoice को Tax Invoice में कैसे बदलें

Billing software में proforma invoice की सबसे काम की सुविधा यही है कि एक क्लिक में वह tax invoice बन जाता है। myBillPlease में यह ऐसे चलता है:

Proforma से tax invoice तक

सभी product details, quantity और GST rate के साथ proforma बनाइए और उसे ईमेल या WhatsApp से भेजिए।
Customer को देखने और मंज़ूरी देने दीजिए; बदलाव माँगे तो proforma में सुधार कर दीजिए।
मंज़ूर हुआ proforma खोलिए और Convert to Invoice पर क्लिक कीजिए; सारी details चली जाती हैं और उसे अगला tax invoice number मिल जाता है।
अब यह tax invoice एक कानूनी GST दस्तावेज़ है: GSTR-1 में रिपोर्ट होता है, customer इस पर ITC ले सकता है, और यह आपकी आमदनी में गिना जाता है।

बड़े order में यह तरीका काफ़ी समय बचाता है। Proforma की सारी details दोबारा invoice में टाइप करने की जगह एक क्लिक से काम हो जाता है। Proforma पर converted का निशान लग जाता है और वह बनने वाले invoice से जुड़ जाता है, जिससे audit trail बना रहता है।

Billing software के बिना आपको हर line item हाथ से कॉपी करनी पड़ती, tax दोबारा जोड़ने पड़ते, और यह भी देखना पड़ता कि invoice का format सभी GST mandatory fields पूरी करता है या नहीं। गलती की गुंजाइश बहुत रहती है, खासकर 20+ line items वाले invoice में।

Proforma Invoice में होने वाली आम गलतियाँ

इसे tax invoice की तरह इस्तेमाल करना

Proforma कोई tax invoice नहीं है। अगर आपने proforma भेजा और customer ने उसे ITC के दावे के लिए अंतिम बिल मान लिया, तो दोनों पक्ष compliance में फँसते हैं। हमेशा साफ़-साफ़ PROFORMA INVOICE लिखिए।

Validity period न लिखना

दाम बदलते रहते हैं। Validity period के बिना बना proforma महीनों बाद पुराने दामों पर इस्तेमाल हो सकता है। हमेशा लिखिए: 'जारी होने की तारीख से 15 दिन तक मान्य' या इसी तरह की कोई शर्त।

Invoice वाली ही number series

Proforma invoice की number series tax invoice से अलग होनी ही चाहिए। एक ही series इस्तेमाल करने से आपके invoice sequence में gap बनते हैं, जो GST compliance में सीधा red flag है।

GST का हिसाब न दिखाना

Proforma tax दस्तावेज़ न होते हुए भी उसमें GST का ब्यौरा देने से customer अपना बजट ठीक से बना पाता है। असली invoice की तरह ही CGST + SGST या IGST दिखाइए।

Invoice में न बदलना

अगर सौदा हो गया है तो आपको सही tax invoice जारी करना ही होगा। Proforma उसकी जगह नहीं लेता। जो proforma कभी invoice में नहीं बदले, उनकी आमदनी GSTR filing में छूट जाती है।

Terms and conditions न देना

Payment terms, delivery का समय, warranty और रद्द करने की नीति proforma पर होनी चाहिए। इससे customer के सौदा पक्का करने से पहले ही सारी उम्मीदें साफ़ हो जाती हैं।

Export के सौदों में Proforma Invoice

अंतरराष्ट्रीय व्यापार में proforma invoice की भूमिका घरेलू बिक्री से कहीं ज़्यादा बड़ी होती है। Buyer के देश का customs विभाग अक्सर import duty तय करने और माल छुड़ाने के लिए proforma invoice माँगता है। Bank भी letter of credit और foreign exchange के लेन-देन की प्रक्रिया में proforma invoice इस्तेमाल करते हैं।

भारत से जाने वाले export proforma invoice में आम format के अलावा ये details भी रखिए: buyer का देश और पता, Incoterms (FOB, CIF, EXW वगैरह), लेन-देन की currency, ज़रूरत हो तो exchange rate, भेजने का तरीका और डिलीवरी की अनुमानित तारीख, माल चढ़ने का port और पहुँचने की जगह, और export के लिए तय HSN codes (8 अंकों वाले)।

GST में माल और services का export zero-rated है। आपके proforma में export के लिए लागू GST rate 0% दिखनी चाहिए, साथ में यह नोट कि यह supply IGST Act के तहत zero-rated है। जब proforma tax invoice में बदलता है, तो 0% की rate आगे चली जाती है और वह invoice GSTR-1 में export supply के रूप में रिपोर्ट होता है।

अपने products के लिए सही 8 अंकों वाले export HSN codes ढूँढने के लिए HSN code directory इस्तेमाल कीजिए। Export के दस्तावेज़ों पर गलत HSN code से भारतीय port और पहुँचने वाले देश, दोनों जगह customs clearance में देरी हो सकती है।

30 सेकंड में Proforma Invoice बनाइए, बिल्कुल मुफ़्त

Proforma invoice बनाने के दो तरीके हैं:

एक बार का झटपट काम: हमारा मुफ़्त proforma invoice generator इस्तेमाल कीजिए। Details भरिए, PDF download कीजिए। कोई signup नहीं।

रोज़ के कारोबार के लिए: myBillPlease पर sign up कीजिए (free)। Proforma बनाइए, ईमेल या WhatsApp से भेजिए, और मंज़ूरी मिलते ही एक क्लिक में tax invoice में बदल दीजिए। हर proforma अलग numbering के साथ ट्रैक होता है, बनने वाले invoice से जुड़ा रहता है, और उसका डेटा आपकी GSTR reports में जाता है। 7 professional PDF templates साथ में मिलते हैं।

Frequently asked questions

आसान भाषा में proforma invoice kya hota hai?: Proforma invoice दाम बताने वाला शुरुआती दस्तावेज़ है, जो seller बिक्री पक्की होने से पहले buyer को भेजता है। इसमें product details, quantity, दाम और अनुमानित GST रहते हैं, पर यह कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है। यह tax दस्तावेज़ नहीं है: न GST filing में चलता है, न input tax credit के दावे में।
क्या proforma invoice और quotation एक ही चीज़ हैं?: नहीं। Quotation दाम बताने वाला आम दस्तावेज़ है, जिसमें tax का ब्यौरा, delivery की शर्तें या validity हो भी सकती है और नहीं भी। Proforma invoice ज़्यादा औपचारिक है, बिल्कुल invoice format में, पूरी product details, HSN codes और GST की गणना के साथ। चलन यह है कि quotation पहले जाता है, proforma सौदा पक्का होने के करीब।
क्या मैं proforma invoice पर GST input tax credit ले सकता हूँ?: नहीं। GST कानून के तहत proforma invoice कोई tax दस्तावेज़ नहीं है, इसलिए इस पर input tax credit नहीं मिलता। ITC के दावे के लिए सिर्फ़ Section 31 के तहत जारी सही tax invoice मान्य है। Supplier का proforma ITC के लिए दर्ज मत कीजिए, वरना दावा बढ़ा-चढ़ा हो जाता है और GSTR-2B reconciliation में mismatch बनता है।
क्या proforma invoice को GSTR-1 में रिपोर्ट करना पड़ता है?: नहीं। Proforma invoice न GSTR-1 में रिपोर्ट होते हैं, न किसी और GST return में; सिर्फ़ tax invoice, credit note और debit note रिपोर्ट होते हैं। Proforma से कोई tax liability नहीं बनती, क्योंकि यह supply से पहले जारी होता है। Proforma के tax invoice में बदलने पर वह invoice आम तरीके से GSTR-1 में रिपोर्ट होता है।
myBillPlease में proforma invoice को tax invoice में कैसे बदलें?: वह proforma invoice खोलिए और ऊपर दिए Convert to Invoice बटन पर क्लिक कीजिए। सारी details अपने आप नए tax invoice में चली जाती हैं, और उसे आपकी tax invoice series का अगला sequence number मिलता है। Proforma पर converted का निशान लग जाता है और वह नए invoice से जुड़ा रहता है।
Proforma invoice और commercial invoice में क्या फ़र्क़ है?: Proforma invoice सौदा पक्का होने से पहले भेजा जाने वाला शुरुआती अनुमान है, जबकि commercial invoice माल भेजने या service देने के बाद जारी होने वाला अंतिम और कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ है। भारत के घरेलू व्यापार में commercial invoice ही आपका GST tax invoice है; अंतरराष्ट्रीय व्यापार में यह माल के साथ जाता है।
क्या भारत में proforma invoice का कोई कानूनी format है?: GST में proforma invoice का कोई तय format नहीं है, क्योंकि यह tax दस्तावेज़ नहीं है। अच्छा तरीका यही है कि format tax invoice जैसा रखिए, पर फ़र्क़ साफ़ दिखे: दस्तावेज़ पर बड़ा-बड़ा PROFORMA INVOICE लिखिए, अलग numbering series रखिए (INV-001 की जगह PI-001), दाम की validity period डालिए, और पूरी product details, HSN codes और GST का अनुमान दीजिए।