ઓનલાઇન GST બિલ કેવી રીતે બનાવવું: સ્ટેપ બાય સ્ટેપ

ઓનલાઇન GST બિલ બનાવવું એટલે માત્ર ઇન્ટરનેટ પર બિલ બનાવવું નહીં. એનો અર્થ એ કે બિલ એવી સિસ્ટમમાંથી બને જેમાં તમારો GSTIN, કસ્ટમરનો GSTIN, પ્રોડક્ટનો HSN અને રેટ પહેલેથી સેવ હોય, અને બિલ બનાવતી વખતે તમારે ફક્ત કસ્ટમર, આઇટમ અને ક્વોન્ટિટી પસંદ કરવાની હોય. ટેક્સનું કેલ્ક્યુલેશન, CGST/SGST કે IGST ની વહેંચણી, ઇનવોઇસ નંબર અને PDF, બધું આપોઆપ બને છે.

Excel કે Word માં બનાવેલું બિલ પણ માન્ય હોઈ શકે, પણ તેમાં દરેક ફીલ્ડ દર વખતે હાથે ભરવું પડે છે, અને ભૂલ ત્યારે પકડાય છે જ્યારે GSTR-1 અપલોડ ફેલ થાય કે કસ્ટમર કહે કે તેને ITC મળ્યું નથી. આ ગાઇડ ઓનલાઇન બિલિંગની પૂરી રીત સમજાવે છે: સેટઅપ, પહેલું બિલ, B2B અને B2C નો ફરક, બાકીના ડોક્યુમેન્ટ, અને બિલ પછી રિટર્ન સુધીનો રસ્તો.

Excel છોડવું કે નહીં એ તમે હજી નક્કી કરતા હો, તો પહેલાં Excel બિલિંગ વિરુદ્ધ GST સોફ્ટવેર વાંચી લો. આ ગાઇડ એવું માનીને ચાલે છે કે તમે ઓનલાઇન ટૂલ પસંદ કરી લીધું છે.

ઓનલાઇન GST બિલ અને Excel ના બિલ વચ્ચેનો સાચો ફરક

બંનેમાં ફીલ્ડ એ જ છે, જે Rule 46 માંગે છે. ફરક એ વાતમાં છે કે ડેટા ક્યાંથી આવે છે.

• Excel માં HSN, રેટ અને કસ્ટમરનો GSTIN દરેક બિલ પર ટાઇપ થાય છે. ઓનલાઇન સિસ્ટમમાં એ માસ્ટરમાંથી આવે છે, એક વાર સાચું કર્યું તો હંમેશાં સાચું.
• Excel માં ઇનવોઇસ નંબર તમે વધારો છો, અને બે માણસ એક જ ફાઇલમાં કામ કરે તો ડુપ્લિકેટ બને છે. ઓનલાઇન સિસ્ટમમાં નંબર સિરીઝમાંથી આપોઆપ આવે છે.
• Excel માં ટેક્સની વહેંચણી ફોર્મ્યુલા પર આધાર રાખે છે, જે ખોટું રાજ્ય પસંદ થાય તો ખોટો જવાબ આપે છે. ઓનલાઇન સિસ્ટમ તમારા રાજ્ય અને પ્લેસ ઓફ સપ્લાય પરથી જાતે નક્કી કરે છે કે IGST લાગશે કે CGST/SGST.
• Excel માંથી GSTR-1 બનાવવા માટે ડેટા ફરીથી ટેમ્પલેટમાં નાખવો પડે છે. ઓનલાઇન સિસ્ટમ બિલના ડેટામાંથી Table 4, 5, 7, 9B, 12 અને 13 તૈયાર કરે છે.

શરૂ કરતાં પહેલાં: પ્રોફાઇલ અને માસ્ટર

સેટઅપમાં વીસથી ત્રીસ મિનિટ લાગે છે અને એ એક વારનું કામ છે. એને ઉતાવળમાં ન કરો, કારણ કે અહીંની એક ભૂલ દરેક બિલમાં ફરી ફરીને આવશે.

બિઝનેસ પ્રોફાઇલ. નામ, GSTIN, સરનામું અને રાજ્ય બરાબર એવાં જ જેવાં રજિસ્ટ્રેશન સર્ટિફિકેટ પર છે. રાજ્ય પરથી જ સિસ્ટમ નક્કી કરે છે કે કયું બિલ ઇન્ટ્રા-સ્ટેટ છે અને કયું ઇન્ટર-સ્ટેટ. એકથી વધુ GSTIN હોય તો દરેકની અલગ પ્રોફાઇલ અને અલગ નંબરિંગ સિરીઝ જોઈએ.

બેંક ડિટેલ અને લોગો. બિલની નીચે બેંકનું નામ, અકાઉન્ટ નંબર અને IFSC છપાય છે, જેથી કસ્ટમરને પેમેન્ટ માટે અલગથી પૂછવું ન પડે. લોગો PDF ટેમ્પલેટમાં ઉપર આવે છે.

નંબરિંગ સિરીઝ. Rule 46(b) મુજબ ઇનવોઇસ નંબર ક્રમબદ્ધ, 16 કેરેક્ટર સુધીનો, ફક્ત અક્ષર, આંકડા, હાઇફન અને સ્લેશથી બનેલો, અને નાણાકીય વર્ષમાં યુનિક હોવો જોઈએ. INV/26-27/0001 જેવો પ્રીફિક્સ વર્ષ બતાવે છે અને 15 કેરેક્ટરમાં આવી જાય છે. ક્રેડિટ નોટ, ડેબિટ નોટ, ડિલિવરી ચલણ અને રિસીટ વાઉચરની પોતાની સિરીઝ રાખો. પૂરા નિયમ GST ઇનવોઇસ નંબર ફોર્મેટના નિયમ માં છે.

પ્રોડક્ટ અને સર્વિસ માસ્ટર. દરેક આઇટમમાં નામ, HSN (ગુડ્સ) કે SAC (સર્વિસ), યુનિટ અને GST રેટ. રેટ 22 સપ્ટેમ્બર 2025 થી લાગુ GST 2.0 ના સ્લેબમાંથી હોય: 5, 18 કે 40 ટકા, કે nil. HSN કોડ શોધવા માટે mybillplease.com/tools/hsn-code જેવું લુકઅપ કે GST પોર્ટલનું સર્ચ વાપરો.

કસ્ટમર માસ્ટર. નિયમિત કસ્ટમરનું નામ, સરનામું, રાજ્ય અને GSTIN એક વાર સેવ કરો. GSTIN ના પહેલા બે આંકડા રાજ્યનો કોડ છે; સિસ્ટમ એના પરથી જ પ્લેસ ઓફ સપ્લાય ભરે છે.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: પહેલું ઓનલાઇન GST બિલ

સેટઅપ પછી દરેક બિલમાં આ જ સ્ટેપ ફરી આવે છે. સ્ક્રીનનાં નામ સોફ્ટવેર પ્રમાણે થોડાં અલગ હોઈ શકે, ક્રમ એ જ રહે છે.

1. બ્રાઉઝરમાં બિલિંગ સોફ્ટવેર ખોલો અને લોગિન કરો. myBillPlease માં mybillplease.com/signup પરથી ફ્રી અકાઉન્ટ બને છે, કાર્ડ વગર.
2. Invoices ખોલો અને New invoice પસંદ કરો. ઇનવોઇસ નંબર સિરીઝમાંથી આપોઆપ આવે છે, તારીખ આજની. તારીખ સપ્લાયની હોવી જોઈએ: ગુડ્સ માટે ડિસ્પેચ કે ડિલિવરીની, સર્વિસ માટે પૂરી થયાના 30 દિવસની અંદર.
3. કસ્ટમર પસંદ કરો. B2B માટે સેવ કરેલો કસ્ટમર પસંદ કરો કે નવો ઉમેરીને GSTIN નાખો. B2C માટે નામ અને રાજ્ય નાખો; 50,000 રૂપિયા કે વધુના બિલ પર સરનામું પણ.
4. પ્લેસ ઓફ સપ્લાય તપાસો. ગુડ્સ માટે એ સામાન્ય રીતે ડિલિવરીનું રાજ્ય છે. અહીંથી જ નક્કી થાય છે કે ટેક્સ IGST માં જશે કે CGST/SGST માં.
5. આઇટમ ઉમેરો. પ્રોડક્ટ પસંદ કરતાં જ HSN, યુનિટ અને રેટ માસ્ટરમાંથી આવી જાય છે; ક્વોન્ટિટી અને યુનિટ દીઠ કિંમત નાખો. જરૂર હોય તો લાઇન પર ડિસ્કાઉન્ટ આપો.
6. ટેક્સની લાઇન જુઓ. ઇન્ટ્રા-સ્ટેટ બિલ પર CGST અને SGST અલગ અલગ દેખાય, ઇન્ટર-સ્ટેટ પર ફક્ત IGST. 18 ટકાની આઇટમ પર 9 અને 9, કે 18.
7. રિવર્સ ચાર્જ લાગુ હોય તો એને માર્ક કરો; મોટા ભાગનાં સામાન્ય બિલોમાં એ "No" રહે છે.
8. શિપિંગ ચાર્જ, પેકિંગ કે બીજા ચાર્જ હોય તો અલગ લાઇનમાં ઉમેરો; એના પર પણ એ જ સપ્લાયનો રેટ લાગે છે.
9. નોટ કે શરતો (પેમેન્ટની ડ્યૂ ડેટ, બેંક ડિટેલ) ઉમેરો, PDF ટેમ્પલેટ પસંદ કરો અને પ્રીવ્યૂ જુઓ.
10. Save કરો. હવે PDF ડાઉનલોડ કરો, ઇમેઇલ કે WhatsApp પર મોકલો, કે Razorpay પેમેન્ટ લિંક સાથે મોકલો.

લેપટોપને બદલે ફોનથી આ જ કામ કરવું હોય તો મોબાઇલ સે GST બિલ કૈસે બનાએં માં એ જ સ્ટેપ નાની સ્ક્રીનના હિસાબે છે.

B2B વિરુદ્ધ B2C: કસ્ટમરનો પ્રકાર બિલનું ટેબલ નક્કી કરે છે

બિલ બનાવતી વખતે સૌથી મહત્ત્વની પસંદગી કસ્ટમરનો પ્રકાર છે, કારણ કે એ જ નક્કી કરે છે કે બિલ GSTR-1 માં ક્યાં જશે.

B2B બિલમાં GSTIN ખોટો હોય તો કસ્ટમરના GSTR-2B માં બિલ નથી આવતું, એ IMS માં એક્સેપ્ટ નથી કરી શકતો, અને તમારી પાસે સુધારાની વિનંતી આવે છે. એટલે GSTIN કસ્ટમર માસ્ટરમાં એક વાર સાચો કરીને સેવ કરો, અને 15 કેરેક્ટર અને ચેક ડિજિટની ચકાસણી સિસ્ટમને કરવા દો.

અનરજિસ્ટર્ડ કસ્ટમરને 200 રૂપિયાથી ઓછું બિલ ત્યારે જ આપવું જરૂરી છે જ્યારે એ માંગે; બાકી આવાં બિલોનું દિવસના અંતે એક કન્સોલિડેટેડ ઇનવોઇસ બની શકે છે. દુકાન માટે આ નિયમ કામનો છે, પણ B2B કસ્ટમરને દરેક બિલ જોઈએ.

કોટેશનથી ક્રેડિટ નોટ સુધી: બાકીના ડોક્યુમેન્ટ

ટેક્સ ઇનવોઇસ એકલું ડોક્યુમેન્ટ નથી. એક સામાન્ય સોદામાં ઘણાં ડોક્યુમેન્ટ બને છે, અને ઓનલાઇન સિસ્ટમમાં એ એકબીજા સાથે જોડાયેલાં રહે છે: કોટેશનમાંથી પ્રોફોર્મા, પ્રોફોર્મામાંથી ઇનવોઇસ, ઇનવોઇસમાંથી ક્રેડિટ નોટ.

પ્રોફોર્માનું નામ બદલીને ટેક્સ ઇનવોઇસ બનાવી શકાતું નથી; એની પોતાની સિરીઝ હોય છે અને એ રિટર્નમાં નથી જતું. પ્રોફોર્મા ઇનવોઇસ ક્યા હૈ માં આ ફરક છે. ગયા નાણાકીય વર્ષના બિલ પરની ક્રેડિટ નોટ આવતા વર્ષે 30 નવેમ્બર સુધી કે વાર્ષિક રિટર્નની તારીખ સુધી, જે પહેલાં આવે તે, જાહેર કરવી જરૂરી છે; ક્રેડિટ નોટ ઔર ડેબિટ નોટ ગાઇડ માં વિગત છે.

બિલ પછી: પેમેન્ટ, Razorpay અને રિટર્નની તૈયારી

બિલ બનવું એ અડધું કામ છે. બાકીનું અડધું છે પેમેન્ટને બિલ સાથે જોડવું અને મહિનાના અંતે રિટર્ન બનાવવું.

પેમેન્ટ. બિલ સાથે Razorpay પેમેન્ટ લિંક મોકલો તો લિંકમાં ઇનવોઇસ નંબર રાખો. પેમેન્ટ આવે ત્યારે payment id બિલ પર સેવ થાય, અને સેટલમેન્ટમાં ફી અને એના પરનો 18 ટકા GST અલગ નોંધાય. ધ્યાન રહે, તમારી GST જવાબદારી બિલની પૂરી વેલ્યુ પર છે, સેટલ થયેલી રકમ પર નહીં. Razorpay સેટલમેન્ટ રિકન્સિલિએશન માં આ પ્રક્રિયા છે.

રિટર્ન. મહિનાના અંતે સિસ્ટમ બિલોમાંથી GSTR-1 નાં ટેબલ બનાવે છે: B2B બિલ Table 4 માં, B2C Table 5 અને 7 માં, ક્રેડિટ નોટ Table 9B માં, HSN સમરી Table 12 માં અને ડોક્યુમેન્ટ સિરીઝ Table 13 માં. માસિક ફાઇલર માટે GSTR-1 આવતા મહિનાની 11 તારીખ અને GSTR-3B 20 તારીખ સુધી; પાંચ કરોડ રૂપિયા સુધીના ટર્નઓવર પર QRMP નો વિકલ્પ છે. લેટ ફી દિવસના 50 રૂપિયા છે, nil રિટર્ન પર 20 રૂપિયા.

સુધારો. GSTR-1 ફાઇલ થયા પછી અને GSTR-3B પહેલાં GSTR-1A માં સુધારો થઈ શકે છે; એ પછી આવતા મહિનાના રિટર્નમાં અમેન્ડમેન્ટ. કસ્ટમરની બાજુથી IMS માં બિલ એક્સેપ્ટ, રિજેક્ટ કે પેન્ડિંગ થાય છે, એટલે બિલનો નંબર અને વેલ્યુ એ જ રહેવાં જોઈએ જે કસ્ટમર પાસે છે.

સામાન્ય ભૂલો અને તેનાથી બચાવ

ઓનલાઇન બિલિંગ સિસ્ટમ ભૂલો ઘટાડે છે, ખતમ નથી કરતી. જે ભૂલો તોય થાય છે, એ મોટા ભાગે સેટઅપની હોય છે.

• પ્રોડક્ટ માસ્ટરમાં જૂનો રેટ. 12 કે 28 ટકા પર બાકી રહેલી આઇટમ દરેક બિલમાં ખોટો ટેક્સ લગાવે છે. નઈ GST દરેં 2026 પરથી માસ્ટર અપડેટ કરો.
• ખોટું રાજ્ય. બિઝનેસ પ્રોફાઇલ કે કસ્ટમરના રાજ્યમાં ભૂલ હોય તો IGST અને CGST/SGST ઊલટા થઈ જાય છે. GSTIN ના પહેલા બે આંકડા સાથે રાજ્ય મેળવો.
• નંબર હાથે બદલવો. સિરીઝમાં ગેપ કે ડુપ્લિકેટ બને છે. ખોટું બિલ કેન્સલ કરો, નંબર ન બદલો.
• સર્વિસ પર ક્વોન્ટિટી અને યુનિટ. Table 12 માં સર્વિસની લાઇન પર UQC અને ક્વોન્ટિટી નથી જતી; માસ્ટરમાં સર્વિસને સર્વિસ તરીકે માર્ક કરો.
• પેમેન્ટની તારીખને બિલની તારીખ માનવી. બિલ સપ્લાય પર બને છે; એડવાન્સ પર રિસીટ વાઉચર.
• બિલ ડિલીટ કરવું. Table 13 માં ગેપ દેખાય છે. કેન્સલ કરો અને કેન્સલની ગણતરી રિપોર્ટ થવા દો.

પૂરી યાદી GST બિલિંગ કી આમ ગલતિયાં માં છે.

ફ્રી ઓનલાઇન બિલિંગમાં શું મળે છે, શું નહીં

ફ્રી પ્લાનની મર્યાદા પહેલેથી જાણી લેવી સારી, જેથી મહિનાની વચ્ચે અટકવું ન પડે.

myBillPlease ના ફ્રી પ્લાનમાં એક યુઝર, મહિને 100 ઇનવોઇસ, દરેક ઓર્ડર પર ઓટોમેટિક GST ઇનવોઇસ, 14 થી વધુ ડોક્યુમેન્ટ ટાઇપ, 10 PDF ટેમ્પલેટ, GSTR-1 અને GSTR-3B ની તૈયારી અને ફાઇલિંગ, Razorpay રિકન્સિલિએશન અને NIC મારફતે e-way bill સામેલ છે, કાર્ડ વગર. જે નથી: એકથી વધુ યુઝર અને 100 થી વધુ બિલ; એના માટે પેઇડ પ્લાન છે.

પાંચ કરોડ રૂપિયાથી વધુ ટર્નઓવર પર B2B બિલો માટે e-invoicing અને IRN જરૂરી છે, અને દસ કરોડ રૂપિયા કે વધુ પર બિલની તારીખથી 30 દિવસમાં IRP પર રિપોર્ટિંગ. તમારું સોફ્ટવેર એને સપોર્ટ કરે છે કે નહીં એ તપાસી લો; e-invoicing ગાઇડ માં પ્રક્રિયા છે. બીજા વિકલ્પોની સરખામણી માટે ભારત કા બેસ્ટ બિલિંગ એપ જુઓ.

ઓનલાઇન GST બિલ બનાવતાં શીખવામાં એક સાંજ લાગે છે અને સેટઅપમાં અડધો કલાક. એ પછી દરેક બિલ થોડા ક્લિકનું કામ છે, અને રિટર્ન વખતે ડેટા ફરીથી ભરવો નથી પડતો. આ જ આ રીતની સાચી બચત છે.