PDF मध्ये invoice कसे बनवायचे: 10 टेम्पलेट

PDF मध्ये invoice बनवण्याचे तीन मार्ग आहेत: अकाउंटशिवाय चालणारा ऑनलाइन जनरेटर, ज्यात फील्ड भरून PDF डाउनलोड होतो; बिलिंग सॉफ्टवेअर, ज्यात कस्टमर आणि आयटम एकदा सेव्ह झाले की प्रत्येक बिलात येतात आणि PDF टेम्पलेट निवडून बनतो; आणि Excel किंवा Word चा टेम्पलेट, जो Save as PDF ने बदलला जातो. तिन्ही मार्गांनी सारखाच दिसणारा PDF बनू शकतो. फरक इतकाच आहे की पुढचे बिल किती वेळात बनेल आणि महिन्याच्या शेवटी तोच डेटा रिटर्नमध्ये जाईल की नाही.

टेम्पलेटची निवड हा दुसरा प्रश्न आहे. B2B कस्टमरला प्रत्येक लाइनमध्ये टॅक्सचा ब्रेकअप हवा असतो, रिटेल कस्टमरला छोटे स्वच्छ बिल, परदेशी कस्टमरला करन्सी आणि LUT असलेला एक्सपोर्ट फॉरमॅट, आणि सर्व्हिस देणाऱ्याला SAC असलेला क्वांटिटीशिवायचा लेआउट. त्यामुळे दहा प्रकारचे टेम्पलेट असणे हा दिखावा नाही, गरज आहे.

ही गाइड आधी सांगते की प्रत्येक PDF मध्ये काय असावे, मग तिन्ही मार्गांची तुलना, नंतर बिलिंग सॉफ्टवेअरमध्ये स्टेप बाय स्टेप PDF, दहा टेम्पलेटचा वापर, लोगो आणि बँक डिटेल, मोबाइलवरून WhatsApp वर पाठवणे, आणि सामान्य चुका. संपूर्ण GST बिलिंग प्रक्रियेसाठी ऑनलाइन GST बिल कसे बनवायचे पाहा.

Invoice PDF मध्ये काय-काय हवे

टेम्पलेटचा रंगरूप तुमची आवड आहे; फील्ड कायदा ठरवतो. GST रजिस्टर्ड बिझनेससाठी Rule 46 ही यादी देतो, आणि यातले काहीही सुटले तर PDF सुंदर दिसूनही अपुरा राहतो.

• सप्लायरचे नाव, पत्ता आणि GSTIN, रजिस्ट्रेशन सर्टिफिकेटनुसार.
• इनव्हॉइस नंबर: क्रमबद्ध, 16 कॅरेक्टरपर्यंत, अक्षर, अंक, हायफन आणि स्लॅशने बनलेला, आर्थिक वर्षात युनिक. नियम GST इनव्हॉइस नंबर फॉर्मॅट मध्ये आहेत.
• तारीख, जी सप्लायची असावी, पेमेंटची नाही.
• कस्टमरचे नाव आणि पत्ता; रजिस्टर्ड कस्टमरचा GSTIN; 50,000 रुपये किंवा त्याहून जास्त रकमेच्या B2C बिलावर पत्ता आवश्यक.
• प्लेस ऑफ सप्लाय आणि राज्याचा कोड, विशेषतः इंटर-स्टेट बिलावर.
• प्रत्येक लाइनमध्ये विवरण, HSN (गुड्स) किंवा SAC (सर्व्हिस), क्वांटिटी आणि युनिट, प्रति युनिट किंमत, डिस्काउंट, टॅक्सेबल व्हॅल्यू.
• रेट आणि टॅक्सची रक्कम: इंट्रा-स्टेटवर CGST आणि SGST वेगवेगळे, इंटर-स्टेटवर IGST. रेट 22 सप्टेंबर 2025 पासून 5, 18 किंवा 40 टक्के किंवा nil.
• रिव्हर्स चार्ज लागू आहे की नाही.
• एकूण रक्कम आकड्यात आणि शब्दांत, आणि सही किंवा ऑथराइज्ड सिग्नेटरीचे नाव.

GST रजिस्टर्ड नसाल तर GSTIN आणि टॅक्सच्या लाइन येत नाहीत आणि डॉक्युमेंटचे नाव Tax Invoice ऐवजी Invoice किंवा Bill of Supply असते. बाकी फील्ड तेच राहतात. संपूर्ण माहिती GST इनव्हॉइस फॉर्मॅट गाइड आणि GST बिल फॉर्मॅट PDF मध्ये आहे.

तीन मार्ग: जनरेटर, सॉफ्टवेअर किंवा Excel

तिन्ही मार्गांनी PDF बनतो. निवड यावर करा की महिन्यात किती बिल आहेत आणि बिलानंतर डेटाचे काय व्हायचे आहे.

अधूनमधून एखादे बिल हवे असेल तर जनरेटर सर्वात जलद आहे: mybillplease.com/tools/invoice-generator वर फील्ड भरा आणि PDF डाउनलोड करा. महिन्यात दहापेक्षा जास्त बिल असतील किंवा एखादा तरी B2B कस्टमर असेल, तर सॉफ्टवेअरच्या सेटअपचा अर्धा तास पहिल्याच महिन्यात वसूल होतो. Excel चा हिशोब Excel बिलिंग विरुद्ध GST सॉफ्टवेअर मध्ये आहे.

स्टेप बाय स्टेप: बिलिंग सॉफ्टवेअरमध्ये invoice PDF

सेटअप एकदाच करायचा असतो, त्यानंतर प्रत्येक बिलात स्टेप 5 ते 10 पुन्हा येतात. स्क्रीनची नावे सॉफ्टवेअरनुसार थोडी वेगळी असू शकतात.

1. फ्री अकाउंट बनवा. myBillPlease मध्ये mybillplease.com/signup वरून, कार्डशिवाय, फ्री प्लॅनमध्ये महिन्याला 100 इनव्हॉइस.
2. Settings मध्ये बिझनेस प्रोफाइल भरा: नाव, पत्ता, राज्य, GSTIN, लोगो, बँक डिटेल आणि सहीची इमेज.
3. इनव्हॉइसची नंबरिंग सिरीज ठरवा, जसे INV/26-27/0001. क्रेडिट नोट, प्रोफॉर्मा आणि चलनाची सिरीज वेगळी ठेवा.
4. प्रोडक्ट किंवा सर्व्हिस जोडा: नाव, HSN किंवा SAC, युनिट, रेट आणि किंमत. HSN साठी mybillplease.com/tools/hsn-code सारखा लुकअप उपयोगी पडतो.
5. Invoices उघडा आणि नवीन इनव्हॉइस सुरू करा. नंबर आणि तारीख आपोआप येतात.
6. कस्टमर निवडा किंवा नवीन जोडा. B2B मध्ये GSTIN टाका; सिस्टीम त्याच्या पहिल्या दोन अंकांवरून राज्य आणि प्लेस ऑफ सप्लाय भरते.
7. आयटम निवडा आणि क्वांटिटी टाका. HSN, रेट आणि टॅक्सची विभागणी मास्टर आणि राज्यावरून आपोआप येते.
8. शिपिंग किंवा इतर चार्ज वेगळ्या लाइनमध्ये जोडा; नोट आणि पेमेंटच्या अटी लिहा.
9. PDF टेम्पलेट निवडा आणि प्रीव्ह्यू पाहा: लोगो, बँक डिटेल, टॅक्सच्या लाइन आणि एकूण.
10. Save करा, मग PDF डाउनलोड करा किंवा थेट ईमेल किंवा WhatsApp वर पाठवा.

फोनवर हेच स्टेप मोबाइलवरून GST बिल कसे बनवायचे मध्ये छोट्या स्क्रीनच्या हिशोबाने दिले आहेत, आणि इंग्रजीत सविस्तर GST इनव्हॉइस कसे बनवायचे मध्ये आहे.

10 टेम्पलेट: कोणत्या कामासाठी कोणता

बिलिंग सॉफ्टवेअरमध्ये साधारण अशा प्रकारचे दहा लेआउट मिळतात. नावे वेगळी असू शकतात, काम तेच असते. myBillPlease च्या दहा टेम्पलेटपैकी प्रत्येकात लोगो, बँक डिटेल आणि GST चे फील्ड आहेत; फरक लेआउट आणि भरामध्ये आहे.

निवडीचा नियम सोपा आहे: कस्टमर रजिस्टर्ड असेल तर विस्तृत ब्रेकअप किंवा क्लासिक, रिटेल असेल तर रिटेल किंवा मिनिमल, परदेशी असेल तर एक्सपोर्ट. प्रोफॉर्मा कधीही टॅक्स इनव्हॉइसची जागा घेत नाही आणि रिटर्नमध्ये जात नाही; फरक प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस म्हणजे काय मध्ये आहे. एक्सपोर्टचे फील्ड एक्सपोर्ट इनव्हॉइस फॉर्मॅट मध्ये आहेत.

लोगो, बँक डिटेल आणि सही जोडणे

हे तिन्ही बिझनेस प्रोफाइलमध्ये एकदा सेव्ह होतात आणि प्रत्येक टेम्पलेटमध्ये आपोआप येतात. ऑनलाइन जनरेटरमध्ये हेच प्रत्येक बिलावर भरावे लागतात, त्यामुळे नियमित बिलिंगमध्ये सॉफ्टवेअर पुढे राहते.

लोगो. PNG किंवा JPG, साधा किंवा पारदर्शक बॅकग्राउंड, किमान 300 पिक्सल रुंद, म्हणजे प्रिंटमध्ये धूसर होणार नाही. चौकोनी लोगो बहुतेक टेम्पलेटमध्ये व्यवस्थित बसतो; खूप रुंद लोगो हेडरमध्ये लहान होतो.

बँक डिटेल. बँकेचे नाव, अकाउंट नंबर, IFSC, आणि हवे असल्यास UPI ID. अनेक टेम्पलेट UPI QR सुद्धा छापतात, ज्यामुळे कस्टमरला पेमेंटसाठी वेगळे विचारावे लागत नाही. बँक डिटेल बदलले तर जुनी बिले बदलू नका; नवीन बिलांपासून लागू करा.

सही. इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने जारी झालेल्या इनव्हॉइसवर हाताच्या सहीची गरज नाही; ऑथराइज्ड सिग्नेटरीचे नाव किंवा सहीची इमेज पुरेशी आहे. e-invoice च्या बाबतीत IRN आणि QR कोड हाच प्रामाणिकतेचा आधार आहे.

मोबाइलवरून PDF बनवून WhatsApp वर पाठवणे

बहुतेक छोटे व्यापारी बिल फोनवरून पाठवतात, आणि इथे PDF ची पद्धत कागदापेक्षा पुढे आहे: कस्टमरच्या चॅटमध्ये बिल कायम मिळते.

1. फोनच्या ब्राउझरमध्ये किंवा अॅपमध्ये बिलिंग सॉफ्टवेअर उघडा आणि Invoices मध्ये नवीन बिल बनवा, वरच्या स्टेप 5 ते 9 नुसार.
2. Save करा आणि PDF उघडा. नाव इनव्हॉइस नंबरनुसार ठेवा, जसे INV-26-27-0042.pdf.
3. Share बटण दाबा आणि WhatsApp निवडा. कस्टमरचा नंबर प्रोफाइलमध्ये सेव्ह असेल तर थेट त्याच चॅटमध्ये जातो.
4. सोबत एक ओळ लिहा: इनव्हॉइस नंबर, रक्कम आणि पेमेंटची ड्यू डेट. Razorpay पेमेंट लिंक असेल तर तीच मेसेजमध्ये जोडा.
5. कस्टमरच्या चॅटमध्ये पाठवलेला PDF हाच रेकॉर्ड आहे; नंतर त्याच नंबरने बिल पुन्हा बनवू नका.

ऑनलाइन जनरेटरने बनलेला PDF सुद्धा याच पद्धतीने शेअर होतो, फक्त नंबर आणि रेकॉर्ड तुम्हाला स्वतः ठेवावे लागतात. मोबाइलवरचा पूर्ण मार्ग मोबाइलवरून GST बिल कसे बनवायचे मध्ये आहे.

PDF मध्ये दिसणाऱ्या सामान्य चुका

PDF सुंदर दिसूनही चुकीचा असू शकतो, आणि या चुका पुन्हा पुन्हा दिसतात.

• इनव्हॉइस नंबर हाताने बदललेला, त्यामुळे सिरीजमध्ये गॅप किंवा डुप्लिकेट. Table 13 मध्ये हेच पकडले जाते.
• राज्य चुकीचे, त्यामुळे IGST ऐवजी CGST/SGST किंवा उलटे. GSTIN च्या पहिल्या दोन अंकांवरून राज्य जुळवा.
• टेम्पलेटमध्ये फक्त एकूण टॅक्स, ब्रेकअप नाही. B2B मध्ये ITC फेल.
• प्रोडक्ट मास्टरमध्ये 12 किंवा 28 टक्क्यांचा जुना रेट. नवीन GST दरं 2026 वरून अपडेट करा.
• सर्व्हिसच्या लाइनवर क्वांटिटी आणि युनिट, जे Table 12 मध्ये रिजेक्ट होते.
• प्रोफॉर्माचे नाव बदलून टॅक्स इनव्हॉइस बनवणे, एकाच नंबरवर.
• पाठवलेल्या बिलाचा PDF एडिट करून पुन्हा पाठवणे, क्रेडिट नोटऐवजी.
• पेमेंटची तारीख बिलाची तारीख मानणे; बिल सप्लायवर बनते.

पूर्ण यादी GST बिलिंगच्या सामान्य चुका मध्ये आहे.

PDF नंतर: नंबरिंग, रेकॉर्ड आणि रिटर्न

PDF डाउनलोड होणे हे कामाचा शेवट नाही. तीन गोष्टी बिलानंतर ठरवतात की ही पद्धत महिन्याच्या शेवटी उपयोगी ठरेल की नाही: नंबर सिरीजमधून आलेला असावा, बिलाचा रेकॉर्ड सिस्टीममध्ये असावा, आणि तोच डेटा GSTR-1 मध्ये जावा.

बिल सिस्टीममध्ये सेव्ह असेल, तर महिन्याच्या शेवटी त्याच डेटातून GSTR-1 च्या Table 4, 5, 7, 9B, 12 आणि 13 बनतात आणि GSTR-3B ची समरी मिळते. जनरेटर किंवा Excel मधून बनलेल्या PDF मध्ये हा डेटा पुन्हा भरावा लागतो, आणि इथेच मिसमॅच जन्माला येतात. myBillPlease च्या फ्री प्लॅनमध्ये 10 टेम्पलेट, 14 पेक्षा जास्त डॉक्युमेंट टाइप आणि बिलाच्या डेटातून GSTR-1 ची तयारी एका युजरसाठी महिन्याला 100 इनव्हॉइसपर्यंत मिळते.

PDF मध्ये invoice बनवणे हे पाच मिनिटांचे काम आहे. ते दर महिन्याला पाच मिनिटांचेच ठेवणे, आणि रिटर्नच्या वेळी पुन्हा टाइप न करणे, हीच योग्य पद्धतीची खूण आहे.